大型會(huì)議機(jī)場接站接機(jī)（接站）、簽到報(bào)到、引導(dǎo)客流等這些看似細(xì)微的會(huì)務(wù)工作恰恰是參會(huì)者對大型會(huì)議體驗(yàn)好壞的重要性判斷因素。接機(jī)（接站）是接待工作中的道環(huán)節(jié)，可能是跨地區(qū)的、全國性的、甚至是國際性的。

會(huì)務(wù)接機(jī)（接站）有兩個(gè)重要特點(diǎn)。不同類型的會(huì)議所接待的對象（參會(huì)嘉賓）也不同，例如政務(wù)活動(dòng)接待對象主要以政府領(lǐng)導(dǎo)為主，社團(tuán)類的會(huì)議接機(jī)一般只針對特邀嘉賓、演講嘉賓、領(lǐng)域?qū)＜?、知名企業(yè)家等；第二點(diǎn)：接待對象（參會(huì)嘉賓）可能是來自全國各地，例如企業(yè)類的全國經(jīng)銷商會(huì)議、合作伙伴大會(huì)、國際性學(xué)術(shù)大會(huì)等。而像這些大型會(huì)議的舉辦，絕大部分主辦方是要求為所有參會(huì)嘉賓進(jìn)行接機(jī)（接站）安排的。因?yàn)檫@類型會(huì)議的接機(jī)（接站）涉及的人數(shù)多、航班多、變化多，所以主辦方通常會(huì)交給第三方接待公司去承辦。

會(huì)議前期利用會(huì)議管理系統(tǒng)，將所有參會(huì)嘉賓的身份信息、入住信息、航班信息導(dǎo)入會(huì)議管理系統(tǒng)，并給每位參會(huì)嘉賓發(fā)送專屬二維碼信息。VIP嘉賓可特殊安排。2.對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理安排：出口舉牌人員、引領(lǐng)人員、簽到人員、車輛調(diào)度、后勤服務(wù)、應(yīng)急處理，確保每個(gè)崗位能夠科學(xué)管理、無縫銜接，確保不漏接、錯(cuò)接每個(gè)參會(huì)代表。3.機(jī)場AB區(qū)設(shè)置臨時(shí)簽到處，機(jī)場工作人員用手持PDA掃描參會(huì)人員二維碼，即可確認(rèn)參會(huì)信息，（數(shù)據(jù)將自動(dòng)匯總相對應(yīng)的酒店后臺(tái)）再安排相應(yīng)車輛接送參會(huì)代表前往目的地。4.通過數(shù)據(jù)核算，計(jì)算當(dāng)天航班到達(dá)的高峰期和同一時(shí)段到達(dá)機(jī)場的人數(shù)，安排足夠車輛時(shí)間進(jìn)行輸送。

在大型會(huì)議活動(dòng)中，嘉賓的接機(jī)接站等看似細(xì)微的會(huì)務(wù)工作雖說在整體會(huì)議中沒有多大的分量占比，可恰恰卻是整場會(huì)議體驗(yàn)感受好壞的重要性判斷因素。